記入要領（PDF）
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諸届関連注意事項
イレギュラー案件
- 期日後休会
- 期日後退会
- レッスンの振替レベルの相談など
イレギュラー案件は確認してからお返事する為、一旦電話を切る対応とする【その場に社員がいても】。過去の事案や今後のことも考える為イレギュラー対応受付用紙・期日後休会退会用紙に詳しく状況を書いて記入する
諸届の代筆
- 10日までに本人または家族の署名を頂くことが基本ですが、10日までに来られない場合は代筆で対応し期日お控えをお渡しする。必ずお渡しできるようCRM入力を忘れずに！
- 各種届出用紙ファイルの控えお渡しに保管。※退会届や休会届など来館の予定が無い方は郵送とする
子供の届出サイン
- 保護者の方の了承があればジュニア以上は子供のサインOK。※キッズ小3は不可
- ただし、手続きの申し出は保護者の方からに限る（高校卒業の年以上からは本人の申し出可）
- CRMに子どものサインOKなど分かるよう入力
- 控えは封筒にいれてお子様にお渡しする
同じ届出期間内に再変更する場合
- 同じ届出期間内に1度クラス変更したものを再変更する場合、備考にその旨を記入。
- （例）月J3→火J4→月J4
- 再変更の際にまだ届出書にサインを頂いていなければ、変更先を訂正して記入（届出再作成不要）
退会キャンセルについて
- 元のクラスに戻ることが基本ですが、元のクラスが満席の場合は㊕で変更可
窓口支払いが発生する場合の対応
休退会キャンセルやクラブの届出期間後に会費が高い方への変更などにより窓口支払いが発生する場合の対応についての共有です。
退会キャンセル・クラブ期日後の種別変更(会費安い→高い)
- 退会キャンセルや種別変更の書類を作成し備考に「㊕ ○月分会費窓口支払い」と記入する。お客様にレッスン初回までに窓口でお支払いが必要な旨を伝える。
休会キャンセル
- 休会キャンセルの書類を作成し備考に「㊕ ○月分会費の差額窓口支払い」と記入する。お客様に休会日と差額分のお支払いが必要な旨を伝える。
- ※休会の場合のみペガサスの付け替えが必要になるので、すぐにはお支払いいただけません。
- お客様にはお支払いの準備ができたらお声がけさせていただく旨を伝え、イン・アウトに関わらず、その日に勤務している社員スタッフに伝えてください。
- 社員スタッフが全員いない場合は翌日勤務の社員スタッフに伝わるようメモに残してください。
- 支払いの準備が出来ましたらCRMを入れますので、対応お願いします。
クラス追加や家族が入会した場合
- クラス追加や家族が入会した場合に会費支払い済みの月に家族割や複数割を付けたら届出用紙に家族割の場合は「〇〇様○月分の会費調整あり」複数割の場合は「既存クラス○月分の会費調整あり」など分かるように記入してください。
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